اتوماسیون اداری اختصاصی

سیستم هایی که در آنها کار به دقت آنالیز می‌شود و کارهای تکراری یا کارهایی که توسط هوش مصنوعی نرم‌افزار قابل انجام است جدا شده و برای آنها نرم‌افزار یا سخت‌افزار خاصی طراحی می‌شود و سایر کارها که نیاز به هوش و قدرت تصمیم گیری انسانی دارد توسط انسان انجام می‌شود.

اتوماسیون اداری عبارت است از: متصل کردن اطلاعات کامپیوترهای موجود در یک سازمان به کمک شبکه و یا استفاده از یک برنامه نرم‌افزاری مشترک، تا انتقال اطلاعات، آمارها، نامه‌ها و مکاتبات و نیز دستورالعمل‌ها به‌صورت کاملاً یکپارچه و آسان انجام پذیرد و بدین ترتیب فرمولی جدید جهت طبقه‌بندی، تبادل، تنظیم و تصحیح اطلاعات درون‌سازمانی و تسریع بخشیدن به امر اجراء بدون نیاز به روش‌های دست‌وپاگیر و مرسوم اداری و با صرفه‌جوئی در زمان و مواداولیه مصرفی ایجاد شود.

در این راستا شرکت مهندسی نرم افزار اروم مهر پرداز با بهره گیری از متخصصین نرم افزار و استفاده از نیروهای مجرب اقدام به تولید اتوماسیون های اداری می نماید. این نرم افزارها که بنا به نیاز مدیران شرکت ها و ادارات تولید می شوند قابلیت حذف و اضافه خدمات را داشته و بطور اختصاصی تنها برای شما تولید می گردند. به عنوان مثال شما مدیر یک کارخانه با تعدادی پرسنل اداری، پرسنل خدماتی، پرسنل تولیدی و ... هستید. از طرفی جنبه های تجاری کارخانه مانند حسابداری، انبارداری و ... برایتان مشغله دیگری ایجاد میکند. قطعا نگهداری و بروزرسانی این اطلاعات برایتان دشوار است. اما یک اتوماسیون اداری قدرتمند دستیار بسیار خوبی برای انجام این امور است. این نرم افزارها به گونه ای طراحی شده اند که شما می توانید پس از ورود اطلاعات آنها را تغییر داده، حذف کنید، جستجو کنید یا عملیات دیگری را انجام دهید. شرکت مهندسی نرم افزار اروم مهر پرداز بطور روزانه یا هفتگی از اطلاعات شما یک نسخه پشتیبان تهیه می کند تا در صورت بروز هر گونه مشکل اطلاعات شما را برگرداند. این تعهد ما به مشتریانمان است.

هرشرکت یا سازمانی بسته به نوع فعالیت خود و چارت سازمانی ، میتواند اتوماسیون های متفاوتی داشته باشد . به همین دلیل استفاده از اتوماسیون های آماده برای هر ارگان یا شرکت قابل استفاده نمی باشد . 

با استفاده از اتوماسیون تحت وب شما می‌توانید در بیرون محیط كار از امكانات مشاهده و پیگیری نامه های ارسال شده، ارجاع كار به سایر كاركنان سازمان، جستجو روی نامه ها و ثبت نامه‌ استفاده نمایید.

برخی از امكانات اتوماسیون تحت وب به شرح زیر است:

كنترل دسترسی كاربران به كارتابل از طریق فرم ورود به سیستم.
امكان مشاهده online نامه های ارسال شده از افراد مختلف سازمان.
امكان ارجاع برای افراد مختلف سازمان و تعیین مهلت پیگیری برای اشخاص.
از آنجایی كه بانك اطلاعاتی سیستم در هر دو محیط وب و شبكه یكسان می‌باشد، تمامی فعالیت های مربوط به ارجاعات در هر كدام از سیستم ها، قابل ردگیری از سیستم دیگر نیز می‌باشد.
جستجوی پیشرفته برای تمامی اطلاعات موجود در كارتابل.
درج اتوماتیك زمان مشاهده نامه به محض مشاهده اطلاعات نامه.
امكان مشاهده پیوست ها و ضمائم با كلیه فرمت ها.
امكان درج انواع نامه های وارده، صادره و داخلی.
امكان دریافت متن از طریق الگوهای ms-word.
با توجه به ساختار امنیتی مناسب در نگهداری اطلاعات، امكان سوء استفاده از اطلاعات نرم افزار نظیر تصاویر نامه‌ها و پیوست های الصاق شده به نامه وجود ندارد.

در سیستم های اتوماسیون اداری تحت وب میتوان امکانات فراوانی را جای داد که مطابق با سلیقه و نیاز مشتری قابل انعطاف می باشد . از جمله موارد کاربرد اتوماسیون میتوان به نکات ذیل اشاره کرد : 

دبیرخانه ،فرم ساز ، مدیریت جلسات و ملاقات ها ، آرشیو اسناد به صورت الکترونیک ، پرتال مکاتبات برون و درون سازمانی ، کارتابل آفلاین ، صندوق ارتباط با همکار و ...

بدیهی ست اسفاده از سیستم های اتوماسیون اداری تحت وب یا تحت ویندوز در مقابل سیستم های سنتی بسیار مقرون به صرفه تر و مکاتبات و مراجعات بسیار سریع تر انجام می شود و ارباب رجوع نیز از این گونه سیستم ها در مقابله با سیستم های سنتی و حضوری استقبال فراوانی خواهد کرد . 

 

منبع : بخش تحقیق و توسعه فاواکو

اتوماسیون اداری ، طراحی اتوماسیون اداری ، اتوماسیون اداری تحت وب ، طراحی سیستم های تحت وب

 

ratingValue4.8 worstRating 1 bestRating 5 reviewCount 1856